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Indaga sobre las principales funciones administrativas

Principales funciones administrativas

En caso de que te interese saber cómo se gestiona una empresa desde su mismo interior, de qué manera se ordena una organización determinada para funcionar eficientemente… no dejes de leer este artículo. Aquí listamos y explicamos las funciones administrativas más importantes que se llevan a cabo en cualquier entidad constituida por personas, ya sea que se trate de una firma comercial, un establecimiento educativo, una ONG o una asociación de otra naturaleza.

No importa si buscas seguir la carrera de Administración, si eres empleado en relación de dependencia en una entidad y quieres conocer más del tema, o si simplemente te provoca curiosidad: estamos a tu disposición para informarte como te lo mereces. Ponemos a tu alcance datos precisos, extraídos de fuentes fidedignas y confirmados por expertos, para que estés seguro de contar con los mejores conocimientos.

Antes de seguir, creemos importante hacer una aclaración. Si bien, como explicamos más arriba, las funciones administrativas pueden aplicarse a prácticamente cualquier organización, nos centraremos en el punto de vista empresarial, porque es allí donde las cuestiones de administración toman mayor injerencia (dado que están orientadas al alcance de metas comerciales muy precisas).

Funciones administrativas en general

Antes de realizar una tipificación diferenciada de las funciones administrativas, es importante definir cuál es su impacto real e injerencia con respecto a una organización. A continuación, destacamos algunos puntos que te permitirán tomar conciencia acerca de para qué sirven realmente tales funciones:

  • Nos encontramos inmersos en un mundo globalizado en constante cambio, y las economías son cada vez más inestables. Por eso, gracias a funciones administrativas como la planificación es posible establecer objetivos fijos a corto, mediano y largo plazo. Estas metas se deben plantear en función de las fluctuaciones económicas mundiales.
  • Las empresas tienden a realizar alianzas para ofrecer productos más novedosos y tener un alcance mayor (es decir, ampliar el mercado local a lo nacional e internacional). Sin una buena organización ni armonización, resultaría imposible coordinar el quehacer de las diferentes sedes o hacer que el personal se encuentre alineado en sus tareas, dondequiera esté y más allá de su cultura, formación, etc.
  • Los avances tecnológicos requieren, por parte de los empleados, una capacitación, formación y entrenamiento constantes. Por medio de la adquisición de nuevas habilidades, capacidades y saberes, los trabajadores pueden encontrarse siempre a la altura de las expectativas productivas de la empresa. No obstante, esto no es posible sin funciones administrativas como el monitoreo o vigilancia constante. Gracias a un buen control, es posible detectar dónde se producen vacíos y fallas por causa de pocos conocimientos técnicos y de esta manera buscar soluciones. Nuevos cursos de capacitación, charlas, viajes formativos, pasantías, trayectos educativos de diverso tipo son algunas de las opciones disponibles.
Análisis de las funciones administrativas
Conoce las funciones administrativas fundamentales
  • Hoy por hoy, es fundamental que los empleados desarrollen un sentido de pertenencia a la entidad donde trabajan para mantenerse motivados y actuar para alcanzar las metas económicas de la empresa. Así, mediante diversas funciones administrativas se intenta conocer de cerca a los trabajadores, interesarse por sus actividades, brindarles nuevas herramientas, capacitaciones y desafíos, promoverlos, escuchar sus opiniones para implementar mejoras, etc.

Ahora que hemos reflexionado brevemente sobre la razón de ser de estas funciones, estamos listos para pasar a la segunda parte del post, que es la diferenciación y caracterización de las diversas funciones administrativas.

¿Qué funciones administrativas existen?

A continuación, enumeraremos las diferentes funciones administrativas que tienen injerencia en las organizaciones actuales, para que tengas un rápido panorama de cuáles y cuántas son. Seguidamente especificaremos más sobre cada una, explicándolas en detalle.

  1. Planificación
  2. Organización
  3. Orientación
  4. Armonización
  5. Monitoreo

Planificación

De entre las funciones administrativas que existen, esta es la que apunta a trazar los objetivos como así también las estrategias específicas para lograrlos. En base a estas informaciones, se configuran planes específicos de acción que coordinen todas las actividades organizacionales para que se orienten a las mismas metas.

La planificación incluye, además, la búsqueda de estrategias de mercado para ganar competitividad. Con el paso de los años, las empresas deben saber implementar productos y propuestas novedosos como así también realizar acuerdos comerciales o fusiones con otras entidades; de esta manera su propuesta se renueva y continúa siendo atractiva para los consumidores.

Organización

Consiste en disponer y ordenar todo lo que haga al buen funcionamiento de la empresa. Mediante la organización se establecen las tareas a realizar, qué agentes las deben ejecutar, dónde y cómo, etc. Además, es imprescindible determinar lineamientos acerca de la toma de decisiones al interior de la entidad.

Entre las funciones administrativas en términos organizacionales, está la de asignar misiones concretas a cada integrante de la entidad, teniendo en cuenta su perfil, su orientación profesional y su formación específica (en sentido técnico o académico).

Orientación

Una de las funciones administrativas fundamentales consiste en brindar orientaciones productivas y financieras al personal para intentar obtener la mayor utilidad que se pueda. Con una buena orientación, es posible evitar el desperdicio de activos, las malas inversiones, las decisiones erradas, etc.

La dirección de una empresa puede estar formada por diversos tipos de miembros: los accionistas, la Junta Directiva y el Presidente, por ejemplo. Cada uno de ellos tiene diferentes atribuciones, pero trabajan juntos para controlar la empresa en su totalidad.

De las funciones administrativas que hemos visto, esta es una de las más importantes porque consiste en la asignación de responsabilidades a los empleados de la compañía ejerciendo una buena acción de liderazgo. Es fundamental que cada parte haga su trabajo para que el conjunto de la organización alcance el rendimiento financiero proyectado.

La orientación incluye también una adecuada gestión de la oferta y la demanda, con especial énfasis en la productividad. Las empresas, en su afán de crecer en competitividad, pretenden que los empleados sean lo más eficientes posible.

¿Algo importante a tener en cuenta? La orientación debería reflejar, en todo momento, valores como la ética y la responsabilidad. Solo así se ejerce un buen liderazgo sobre el equipo empresarial y es posible asegurar un desarrollo sostenible a lo largo del tiempo.

Armonización

Se trata de coordinar las actividades empresariales para que todos los miembros de la entidad trabajen por la consecución de un mismo objetivo. Aquí resulta esencial saber enlazar las diversas etapas productivas para poder llegar a las metas sin desfasajes ni errores.

Mediante la armonización de todos los sectores de la organización, es posible crear un ambiente de trabajo agradable donde la productividad se mantenga siempre al máximo. Las entidades que gozan de un buen sistema de coordinación se encargan de armonizar todos los aspectos de la cadena productiva, desde los primeros estadios de diseño de un producto hasta su entrega en las manos del destinatario (cliente).

La armonización es muy necesaria si se considera el hecho de que al interior de una empresa se dan diferentes rangos de actividades y responsabilidades; así, es preciso coordinarlas para evitar su aislamiento y desfasaje con respecto al conjunto. No todas las personas tienen el mismo puesto, jerarquía, conocimientos, habilidades, grado de responsabilidad, etc.; sin embargo, están aunados bajo una misma política empresarial para alcanzar determinados objetivos.

Monitoreo

Tal como su nombre lo indica, implica monitorear o controlar que todos los procesos se lleven a cabo conforme a lo preestablecido en el plan de acción previamente diseñado. Gracias a un buen sistema de control, es posible corregir el rumbo a tiempo y tomar las medidas que se necesiten en caso de presentarse dificultades o problemas.

Para qué sirven las funciones administrativas
Qué son las funciones administrativas

La supervisión debería poder constatar que todo se haga según lo previsto en las políticas de la empresa. Normalmente, las entidades realizan cada cierto periodo de tiempo (quincena, mes, semestre) un balance en el cual toman parte los gerentes y jefes de ventas. Tienen en cuenta algunas variables o indicadores que resultan claves para señalar el grado de cumplimiento de las metas planteadas y, de ser necesario, sugieren correcciones en el rumbo.

En otros casos, se llevan a cabo auditorías internas para analizar el estado de la competencia. Suelen consistir en visitas encubiertas a los puntos de venta como supermercados, locales comerciales en los barrios, galerías o shoppings. En tales visitas se inspeccionan las propuestas de productos de los competidores, se implementan encuestas a los consumidores para verificar su nivel de satisfacción con un bien determinado, etc.

Hay muchos procedimientos diferentes de monitoreo o supervisión empresarial; aquí solo hemos citado los ejemplos más comunes para que puedas tener una idea aproximada de cómo se realiza tal proceso en la práctica.

En fin, hemos pasado revista a las funciones administrativas que juegan un rol fundamental al interior de cualquier empresa u organización. ¿Conoces alguna otra función que consideras de importancia y que no hemos incluido en este artículo? Háznoslo saber en los comentarios para poder enriquecer la información brindada.

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