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Descubre las funciones de Excel más importantes

Clasificación de las funciones de Excel

¿Te gustaría aprender a sacarle partido a esa herramienta de oficina en Windows tan famosa como lo es Excel? ¿Crees que es un programa muy complejo de usar, y hasta ahora solo lo utilizas para hacer listas de datos? Pues bien, se acabó: desde hoy tendrás un dominio completo de las funciones de Excel más importantes, aquellas que toda persona debería saber usar para mejorar su rendimiento en el trabajo o estudio.

A continuación listaremos las funciones de Excel más populares entre usuarios de Windows en todo el mundo, y te explicaremos con palabras sencillas cómo usar aquellas que resultan básicas. Presta atención y lee detenidamente cada una: ¡descubrirás todas las posibilidades que tienes a tu alcance!

Principales funciones de Excel

Teniendo en cuenta que existe una variedad de funciones muy amplia, hemos querido realizar primero una selección de aquellas que más emplean los usuarios de Microsoft Office. A continuación, entonces, listaremos y explicaremos cómo usar las funciones de Excel más populares a nivel general. Tomamos en cuenta rankings de FAQs sobre las diversas funciones y también los tipos de necesidades que resuelven. En este sentido, hemos contemplado los casos más comunes.

Función “Sí”

De entre las diversas funciones de Excel, esta sirve para dar respuestas afirmativas o negativas según un valor numérico preestablecido. Por ejemplo, =SI (A3=10; “Sí”; “No”), significa que si la celda A3 mantiene el valor de 10, el sistema colocará “Sí”; en cambio, si tiene otro valor verás el “No”. Esta función es sumamente práctica, por ejemplo, para dar aviso de si un presupuesto X sobrepasa ciertas cifras previstas.

CONTAR - funciones de Excel
BUSCAR – funciones de Excel

Función “Buscar”

No es difícil adivinar que esta función sirve para encontrar un elemento determinado a lo largo de una fila o de una columna. ¿Cómo se utiliza? En una celda, tienes que introducir la función, luego el valor que estás buscando y los valores entre los cuales el sistema debe realizar dicha búsqueda (es decir, un intervalo de X a X celdas). Por ejemplo, para dar con el valor 5 comprendido entre las celdas B1 y B13, tienes que tipear =BUSCAR (5; B1:B13).

Esta herramienta resulta ideal cuando se está delante de una tabla con una importante cantidad de datos, que impide la localización rápida de un elemento tan solo con una mirada. Ahorra tiempo y esfuerzo al momento de buscar cualquier cifra en la hoja de trabajo.

Función “BuscarV”

Si en lugar de buscar en un rango específico de celdas o sección de tu tabla un determinado número, necesitas hacer un rastreo de la tabla completa, puedes recurrir a la función BuscarV. Es una de las funciones de Excel más útiles y completas que hay, y al mismo tiempo, no es tan complicada de usar como podría parecer. ¿Cómo introducirla?

Tienes que colocar, en la celda donde deseas que aparezca el resultado buscado, la fórmula =BUSCARV más los datos de:

  • Valor buscado;
  • Rango de celdas en el cual se debe rastrear dicho valor;
  • Intervalo que tiene la cifra devuelta;
  • Coincidencia de resultados exacta o aproximada (colocando FALSO o VERDADERO, de acuerdo al dato que desees obtener.

Veamos con un ejemplo práctico cómo se aplicaría esta función. Supongamos que necesitas hallar el valor E7 entre las celdas A3 y F10; sabes, además, que en la columna 4 está el valor que necesitas. En la celda donde se expresará el valor encontrado, coloca =BUSCARV (E7; A3: F10; 4; FALSO). De esta manera, el sistema arrojará un dato concreto.

Función “Suma”

Tal como su nombre lo indica, sirve para sumar los valores de 2 o más cuadrículas de Excel. Lo único que tiene que hacer es situarte en la barra superior del programa, presionar el botón “fx” (función) y delimitar los casilleros a sumar. Puedes hacerlo tipeando tú mismo las celdas (por ejemplo, para sumar desde B2 a B8 tienes que escribir B2:B8) o seleccionando las cuadrículas deseadas y pulsando Enter.

Sin lugar a dudas, nos encontramos frente al clásico de clásicos si se trata de funciones de ofimática. Normalmente las tablas de Excel se utilizan para hacer cuentas (llevar registros de gastos hechos o de ingresos obtenidos, cotizaciones realizadas, calificaciones numéricas…), y en esto la función Suma resulta especialmente útil.

Función “Fecha”

En caso de que quieras introducir una fecha en Excel, tienes una función específica para lograrlo. Es sencillo: simplemente, utiliza los valores correspondientes al año/mes/día (respetando este orden). Por ejemplo, la fórmula =FECHA (C3, A3, B3) mostrará el año presente en la celda C3, el mes de A3 y el día especificado en B3. Eso sí, una aclaración: es mejor introducir los años con sus cuatro cifras para evitar confusiones.

Función “Días”

Esta función está muy relacionada con la anterior (la de la fecha) pero al mismo tiempo presenta similitudes con Contar, otra de las funciones de Excel más utilizadas. Su objetivo es que puedas ver la cantidad de días pasados entre 2 fechas distintas. Se usa de manera muy sencilla; por ejemplo, si en una celda dada introducimos =DIAS (fecha de fin; fecha de inicio) el sistema te mostrará el dato numérico que estás esperando.

Se puede usar con celdas como en =DIAS (C5; C1) o con fechas, como por ejemplo DIAS (09/07/2005; 10/03/1992). El resultado será la X cantidad de días que hay entre ambos rangos de fecha.

Función “Índice”

Gracias a esta función, puedes obtener la referencia de una celda o grupo de celdas a partir de un rango. Los datos que necesitas son los siguientes:

  • Rango entre 2 celdas (1 o más columnas);
  • Número de la fila en la cual se debe hacer el rastreo;
  • Número de la columna en la cual el sistema debe devolver el valor.

El resultado de la introducción de estos datos lo verás reflejado en el último valor. ¿Vemos un ejemplo práctico? =INDICE (A3: B6; 4;4) indica que A3:B6 es el rango que ocupa las columnas A y B entre las filas 3 y 6.

Ciertamente, la función Índice es otra de las más útiles de Excel, porque nos permite hacer orden en la información y evitar que las tablas aparezcan saturadas de datos sin sentido.

Analizamos todas las funciones de Excel
Describimos todas las funciones de Excel

Función “Coincidir”

En caso de que desees hallar la ubicación de un elemento y compararlo con valores menores, iguales o mayores que el buscado, estás ante la función indicada. ¿Cómo se utiliza la función Coincidir? Por ejemplo, en =COINCIDIR (7; A1: A9;0) se está señalando que 7 es el valor que buscas en el rango comprendido entre A1 y A9, y 0 señala la clase de coincidencia buscada.

  • Si colocas 1, se exhibirá el valor mayor que resulta menor/igual que el buscado.
  • Si introduces 0, se mostrará el primer valor que sea exactamente igual que el buscado.
  • Si escribes -1, se indicará el valor menor que es mayor/igual que el buscado.

Otras funciones de Excel

Hasta el momento, hemos descrito la utilidad y comportamiento de las funciones de Excel más importantes. Ahora bien, es importante tener en cuenta que no son las únicas que existen; hay un variado haz de fórmulas que puedes utilizar para cumplir diversas tareas en tu hoja de cálculo, sin perder un minuto de tiempo.

A continuación, enumeraremos muchas otras funciones de Excel que puedes aprender a aplicar tú mismo siguiendo este tutorial. Por cuestiones de espacio no las desarrollaremos una por una como en el apartado anterior, pero al menos tendrás un panorama de las herramientas que están a tu disposición en esta aplicación informática de oficina.

Aclaramos que el orden de los elementos listados sigue un criterio alfabético, pero no implica que una función sea más importante que la otra. Hemos organizado la exposición de esta forma para que resulte más ordenada.

  • AHORA: imagina qué exacto es Excel que hasta es capaz de devolver no solo la fecha del día presente sino también la hora.
  • ALEATORIO: tal como su nombre lo indica, la fórmula funciona para devolver una cifra aleatoria comprendida entre 0 y 1.
  • AÑO: se trata de la opción más adecuada para obtener el año correspondiente a una fecha determinada.
  • COLUMNA: a través de esta simple fórmula, el sistema devolverá la columna de tal celda.
  • CONCATENAR: tal como su nombre lo sugiere, resulta útil para unir cadenas de texto o celdas.
  • CONTAR.SI.CONJUNTO: se utiliza para contar cifras de una lista de acuerdo con varios parámetros distintos, como en el caso de SUMAR.SI.CONJUNTO.
  • CONTAR: funciona bien para contar aquellos elementos contenidos en un determinado rango de celdas.
  • DERECHA: a través de esta función, puedes obtener una cifra de caracteres dada comenzando desde la derecha.
  • DESREF: pocos conocen esta función, pero es bastante útil. Sirve para devolver el valor de X celda teniendo en cuenta un punto de partida, tal fila y tal columna.
  • DIAS.LAB: mira qué curioso… gracias a DIAS.LAB, puedes saber la cantidad de días hábiles o laborables que se encuentran comprendidos entre 2 fechas.
  • DIRECCIÓN: resulta ideal para obtener la referencia a una celda específica.
  • ELEGIR: funciona óptimamente si lo que queremos es obtener el valor de un argumento de acuerdo con una cifra de entrada.
  • ENTERO: si lo que quieres lograr es obtener el número entero de un X valor, esta función es perfecta para ti.
  • ESPACIOS: esta curiosa fórmula se emplea para borrar el espacio donde comienza o termina una cadena de texto.
  • FILA: es una función sencilla gracias a la cual puedes ver la fila de una determinada celda.
  • HOY: gracias a esta función, puedes introducir en una celda la fecha del día presente.
  • IMPORTARDATOSDINAMICOS: tal como su nombre lo sugiere, brinda un valor a partir de una tabla dinámica, dados X argumentos de esta misma.
  • INDIRECTO: de entre las diversas funciones de Excel, esta se emplea para devolver el valor de determinada celda.
  • IZQUIERDA: esta función devuelve X número (con X caracteres) comenzando por la izquierda.
  • JERARQUIA.EQV: es una función que sirve para ordenar las cifras de una lista en forma descendente.
  • LARGO: a través de esta función, puedes recobrar la longitud en una determinada cadena de texto.
  • MMULT: sirve para multiplicar 2 matrices.
  • O: aquí nos encontramos delante de una función que sirve para incluir una fórmula dentro de otra o, lo que es lo mismo, crear una fórmula “anidada”. Lo que sí, O funciona para anidar 2 o más condiciones pero de forma no excluyente.
  • PROMEDIO.SI.CONJUNTO: es ideal para contar valores contenidos en una matriz de celdas que tienen todas determinadas características.
  • PROMEDIO: es perfecta para obtener, tal como su nombre lo indica, una cifra promedio a partir de un rango de casillas dado.
Microsoft Windows: funciones de Excel
Herramientas de Office: funciones de Excel
  • SI.FECHA: tal como hemos visto en otros casos, la aparición de “SI” indica que se tiene que cumplir una condición dada para arrojar determinado resultado. Aquí, SI.FECHA logra crear un condicional a partir de una fecha específica.
  • SUMAR.SI.CONJUNTO: en este caso, también se suman varias casillas pero que cumplen con varios parámetros a la vez.
  • SUMAR.SI: resulta muy útil para adicionar diversos elementos que cumplen con un mismo parámetro.
  • Y: normalmente, esta fórmula se utiliza insertada dentro de otra mayor, es decir que sirve para hacer funciones anidadas. Cuando necesites anidar 2 o más condiciones en forma excluyente, tienes que recurrir a la función lógica Y.

Aquí terminamos el listado, pero con toda certeza te habrás sorprendido ante la enorme cantidad de opciones que nos brinda la popular herramienta de ofimática conocida como Excel a la hora de gestionar documentos con cálculos, tablas e información que necesita ser cruzada.

Ya ves que existe una amplia variedad de funciones de Excel. Seguramente conocías muchas de ellas, pero también debes de haber encontrado otras cuya existencia ignorabas totalmente. Esperamos que, en este sentido, nuestro post signifique un buen aporte para ti. Nuestro objetivo es ayudar a los usuarios a salvar dudas y solucionar problemas prácticos de la vida diaria. En este sentido, dominar las funciones Office puede ser muy útil.

Recuerda que, si tienes dudas en el uso de alguna de estas funciones de Excel o quieres dejarnos un comentario con tu contribución, tienes a tu disposición la caja de diálogo justo debajo de este artículo. También te invitamos a continuar navegando por nuestra web para conocer nuevas funciones con respecto a muchos otros temas de interés.

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