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¿Qué funciones de oficina cumple un administrativo?

Analizamos todas las funciones de oficina

En el imaginario popular, un empleado administrativo es una persona que permanece muy cómodamente sentada en su escritorio, tomando té y comiendo galletitas, haciendo caso omiso del teléfono que suena y hablando con el público de mala manera. Pues… no necesariamente siempre es así. En cuestiones de burocracia, existe un amplio número de funciones de oficina que son importantes para que una entidad (comercial, educativa o del tipo que sea) vaya sobre ruedas.

Quizá te parezca que un empleado detrás de un mostrador sea prescindible, un alguien puesto allí para colocarte trabas cuando quieres hacer un trámite. O tal vez, simplemente lo veas como un puesto laboral cómodo para revisar Facebook desde la PC y aun así tener un sueldo seguro a fin de mes. Pero no. Hay funciones de oficina esenciales que cumplen los empleados de una compañía y que veremos a continuación.

Principales funciones de oficina

Ahora sí, después de una breve introducción ya estás preparado para conocer todas aquellas tareas que cumplen los empleados administrativos de las empresas, Universidades, organismos estatales y muchas entidades más. A pesar del avance de la tecnología, aún es necesaria la gestión humana para llevar a cabo un amplio abanico de actividades; de allí la importancia de quien se sienta tras el escritorio con un ordenador a su lado.

  • Elaborar informes

Las funciones de oficina requieren, entre otras habilidades, ser un veloz mecanógrafo (tipear rápidamente en el teclado del ordenador). Muy a menudo, los empleados tienen que redactar informes para detallar actividades realizadas, preparar un proyecto comercial, presentar resultados de tareas hechas, difundir lo planteado en una reunión ejecutiva para poner en su conocimiento a todo el personal, describir gastos e ingresos por cuestiones fiscales e impositivas.

Funciones de oficina en las empresas
Funciones de oficina de los empleados administrativos

Además de escribir rápido, por ejemplo, los empleados administrativos tienen que tener buen dominio de la gramática para escribir de forma coherente y una excelente ortografía. Ningún documento serio está mal redactado o contiene errores de este tipo. Es básico también que sepan dominar funciones de Excel y otros programas típicos de ofimática.

  • Checar el email corporativo

Por lo general, las empresas (y cada una de sus áreas) poseen direcciones de email corporativas, es decir, que no son aquellas personales de los empleados sino comerciales, de la misma compañía.

Entre las funciones de oficina que vale la pena destacar, esta constituye una de las más arduas, pues implica estar pendiente durante toda la jornada laboral de cualquier comunicación que provenga del exterior de la empresa. Por otro lado, también suele haber un servicio de mensajería interna para que se comuniquen los propios empleados de la compañía.

Atención de reclamos, envío de publicidad, contactos por servicios de posventa, solución de problemas inesperados, envío de mensajes de felicitación o recordatorios… todo esto y mucho más implican tiempo de parte de los oficinistas.

  • Planificar

Se trata de establecer lineamientos y previsiones para que las acciones-estructura de la empresa apunten a cumplir el plan de negocios planteado. Si bien el reparto de tareas y actividades entre los miembros de una compañía se da por sentado (hasta parece algo obvio), sin una planificación ordenada pueden llegar a hacerse esfuerzos que se diluyan al momento de alcanzar los objetivos empresariales.

Entonces, algunos oficinistas tienen la misión de organizar el trabajo no solo propio sino de su área en general o de los distintos departamentos –considerando siempre las jerarquías de poder- para crear un plan comercial exitoso. Es fundamental cumplir X metas en X plazo de tiempo para conseguir la rentabilidad deseada.

La planificación, además de constituir una de las funciones de oficina, forma parte de las diversas funciones de la administración. Te invitamos a checar nuestro post específico de este tema para saber más. Como podrás comprobar, muchas temáticas se interrelacionan unas con las otras y esto permite ampliar la perspectiva y tener conocimientos generales mucho más completos, integrales.

  • Participar en reuniones empresariales

Sin lugar a dudas, la mayoría de nosotros piensa en “empresarios” e imagina a personas vestidas formalmente en una sala de reuniones ¿verdad? Pues bien, estas instancias de encuentro son esenciales para compartir, intercambiar y producir información entre los miembros de la empresa.

En las reuniones se exponen proyectos nuevos, se explican directrices y políticas a aplicar, se proponen modificaciones en la gestión de la compañía, se establecen alianzas entre pares o con otras marcas, etc. Por lo general es necesario que asistan representantes de cada departamento para distribuir nuevas tareas o roles entre sus subordinados y exponer posibles inconvenientes que se hayan presentado.

Además, es necesario señalar que durante las reuniones una persona suele llevar registro de lo hablado y luego elabora un informe o acta que queda archivado. En este sentido, estamos delante de una tarea que se relaciona con otra de las funciones de oficina vistas, que es la de redacción. A veces, un empleado que escribe rápido va tipeando en el momento, en su notebook personal, todo lo que se va hablando durante el encuentro.

  • Agendar reuniones

Es normal que al interior de una organización haya encargados de coordinar los horarios disponibles de todos los miembros cuya presencia ha sido requerida en una reunión; de esta manera, es posible pactar un encuentro en un horario y sitio determinados.

Checar email corporativo - funciones de oficina
Funciones de oficina: elaborar informes

La programación de reuniones es una de las funciones de oficina más delicadas que hay, pues compromete el tiempo y el acuerdo de los demás. Por eso, es un excelente recurso orientarse con aplicaciones informáticas que diseñan reuniones automáticamente. Cada integrante puede conocer las fechas posibles y escoger el día/hora que le resulte más cómodo.

Las reuniones resultan esenciales para que los miembros de una entidad puedan ponerse de acuerdo sobre una amplia variedad de temáticas. Garantizan que todos los empleados y ejecutivos coordinen sus acciones en pos de conseguir un mismo objetivo u objetivos (previamente planteados durante la etapa de la planificación). Ciertamente, no alcanza con comunicarse por redes sociales o con el teléfono; el contacto cara a cara es imprescindible para lograr una comunicación efectiva.

  • Gestionar el área financiera

Dentro de la compañía, hay quienes deben velar por que el dinero atraviese todo el ciclo productivo, desde la fabricación hasta la venta y la posterior reinversión. Es muy importante controlar que se envíen las facturas a tiempo, los gastos sean registrados, las inversiones pagadas al momento y los pedidos, recepcionados como corresponde.

Estas tareas resultan esenciales para que, cuando la empresa deba transitar por una auditoría o control de sus finanzas, los resultados no sean sospechosos y se presenten ordenados en el balance.

  • Coordinar la logística empresarial

En toda entidad comercial se da una serie de movimientos de bienes y dinero que requieren de cierta organización previa; esto es lo que conocemos como “logística”. Implica el transporte de mercaderías desde y hasta los centros de distribución, la recepción de materias primas, la colocación de los productos en el mercado, etc.

Se considera que la logística está entre las funciones de oficina pues siempre hay uno o más encargados de este aspecto en particular tras un escritorio, para garantizar que no se corte ningún eslabón de la cadena productiva o comercial.

  • Recibir llamadas telefónicas

Ya sabemos que el email, WhatsApp y las redes sociales han hecho mucho por destronar al teléfono como medio de comunicación principal. No obstante, en la mayoría de las empresas más o menos grandes se cuenta con una central telefónica para atender problemas, comentarios, consultas, reclamaciones, queja de los clientes y/o proveedores.

Sabemos que contestar el teléfono puede implicar desatender o interrumpir otra tarea importante que estábamos haciendo; por eso, hay oficinistas que se encargan casi exclusivamente de esta función.

La persona encargada de atender las llamadas tiene que ser muy educada y cortés, contar con una excelente memoria para registrar los mensajes recibidos, tener conocimientos generales de la situación empresarial para dar respuesta clara a los problemas planteados por el cliente o proveedor, entre otras cualidades.

  • Organizar archivos

Como seguramente lo sospechas (y estás en lo cierto), las actividades burocráticas implican tener una gran cantidad de papeles dando vueltas por la oficina. En otros casos, el ordenador se llena de una multitud de archivos digitales en completo caos. Ninguna de las dos formas ha conseguido reemplazar a la otra; pero lo cierto es que, con tan solo 1 día de actividad, los documentos elaborados, recibidos o enviados comienzan a acumularse por todas partes.

Para evitar el desorden y gozar de acceso rápido a la documentación en el momento en que se necesita, algunos empleados se encargan de organizar todos los archivos de la empresa. Ya sea que se trate de actas, informes, memorándums, facturas, cartas –tanto digitales como impresos- es fundamental que toda esta información sea clasificada y almacenada correctamente.

Por otra parte, no hay que olvidar que organizar archivos también implica prever medidas de seguridad en lo que respecta a información confidencial. Una gran cantidad de documentos deben ser resguardados para evitar que terceras personas accedan a los mismos y causen problemas legales a la empresa.

Entre las diversas funciones de oficina que hemos comentado, esta particularmente preserva la información comercial, jurídica y económica de la empresa o entidad. Normalmente, los datos valiosos se guardan en discos duros externos de características confiables y de buena marca. También es normal que ciertos archivos se escondan de la vista general o se guarden en cajas fuertes.

  • Reparto del correo empresarial

Muy a menudo, el cartero visita la sede física de la compañía para entregar cartas y materiales impresos de diverso tipo, como folletería, tarjetas personales, bocetos, comunicados oficiales, hasta demandas… Es esencial que haya quien se encargue de distribuir el correo de la empresa al destinatario final. El éxito de muchos procesos y tareas depende de que cada uno reciba la información que necesita.

Quizás pienses que el correo electrónico ha reemplazado a esta forma de comunicación; es cierto que la ha desplazado bastante, pero no por eso la correspondencia en papel ha dejado de estar vigente. Muchísimas entidades siguen empleando escritos en soporte papel cuando la ocasión lo amerita, sobre todo si se trata de cuestiones legales, impositivas, catastrales, financieras, etc.

  • Atender al público

Estamos delante de una de las típicas funciones de oficina: recibir en persona los reclamos, dudas, quejas o sugerencias de los clientes en cuanto a un determinado bien o servicio que comercializa la empresa.

La atención al público requiere ante todo predisposición, buen trato y amabilidad con el cliente. Quien se encuentre del otro lado del mostrador necesitará un servicio confiable, seguro y veloz para solucionar un problema específico; esto garantiza, en última instancia, que continúe siendo cliente de la entidad.

En ocasiones, esta función amerita la colocación de una persona con ese cargo específico (atender al público). Otras veces, un oficinista realiza tareas como las que hemos citado salvo que se acerque alguien para ser atendido; en ese caso, deja de hacer sus actividades habituales para hablar con el cliente. La distinción depende de la capacidad económica de la entidad para contratar o no más personal.

  • Imprimir y realizar copias de documentación

Normalmente, los oficinistas tienen que convertir a papel algún archivo digital para entregárselo a alguien, sacar duplicados de ciertos documentos por motivos de seguridad, imprimir archivos que necesitan ser conservados físicamente, etc.

Planificar - funciones de oficina
Coordinar la logística empresarial – funciones de oficina

Esta es otra de las funciones de oficina más corrientes, lo cual se ve demostrado cuando vamos a algún ente público y detrás del mostrador siempre alguien tiene instalada una PC y al costado, una máquina impresora con su resma de papel.

Ya ves que las funciones de oficina son bastante variadas, y si se combinan todas, pueden representar una actividad agobiante hasta para el empleado más eficiente. Ahora sabes que la burocracia es bastante más que estar conversando cómodamente sentado en una silla y tomando el desayuno en el trabajo.

Te invitamos a continuar recorriendo nuestra web para conocer muchas otras funciones de distintas disciplinas, actividades y ámbitos, más allá de estas funciones de oficina. ¡Y no dejes de seguirnos por las redes sociales!